행사는 많은 사람이 각각 다른 분야에서 준비하여 같은 시간,같은 장소에집중시키는 작업이다.어떻게 보면 영화나 연극을 만드는 일과 비슷하다.종합예술에 가깝다고 말할 수도 있을 것이다. 따라서 주최측에서는 행사의 목적이나 성격에 따라 일정한 절차를 사전에설정하고 꼼꼼하게 준비를 하여야 한다.두번 세번 확인하고 또 확인하는 것말고는 다른 왕도(王道)가 없다.행사가 확정되면 먼저 기본계획서를 작성한다. 다음은 세부계획을 총괄계획과 부문별 세부시행계획으로 나누어 작성한다. 날짜가 가까워 오면 주요 참석인사의 행동계획을 작성한다.주요 인사의 행동계획을 작성하기 위해서는 필연적으로 행사준비 상황을 종합적으로 점검하지 않으면 안된다.따라서 행동계획은 최종 준비작업에 해당한다. 그러나 이렇게 철저히 준비한다고 해도 막상 ‘무대’에 올리면 예기치 않았던 일이 벌어지곤 한다. 金泳三전대통령 시절의 일이다.청와대 국무회의를 앞두고 실무자들은 국민의례를 위해 애국가가 녹음된 테이프를 걸어놓는 등 만반의 준비를 끝냈다. 그런데 사회자가 개식선언에 이어 “국기에 대해 경례”를 외쳤으나 흘러나와야 할 애국가는 감감무소식이었다.사회자는 당황했지만 순간적인 기지를발휘했다.사회자는 애국가 연주는 처음부터 순서에도 없었다는 듯이 침착하게 “바로” 구령을 했다.그러나 참석자들이 손을 내리는 순간 ‘아예 없어야’했던 애국가가 흘러나오기 시작했다.실무자들의 등줄기에서 식은땀이 배어 나왔음은 물론이다.朴載宅 [과천 청사 관리소장]