◎종이서류 사라져 시간절약·업무효율 향상

수출입 은행 임직원들은 새해들어 컴퓨터를 통해 관계 임직원들을 방문하지 않고도 결재를 받고 있다.

수출입은행의 컴퓨터에 의한 전자결재 시스템은 이렇다.

임직원들은 개인용컴퓨터와 통신망을 통해 일을 처리한다.밑에서 올라온 전자서류든,위에서 내려온 서류든 컴퓨터 화면을 통해 하면 된다.문제가 없으면 통과시키고 보완할 내용이 있으면 담당자에게 보내는 체제다.서류를 들고 직접 다닐 필요가 없어 시간을 절약할 수 있게됐고 업무효율도 높아질 것으로 기대된다.종전에는 결재를 받기 위해 윗사람 앞에서 대기해야 했다.특히 임원의 결재를 받으려면 기약없이 임원실 앞에서 기다려야 했던 일도 비일비재했다.

전자결재 제도가 도입되면서 이러한 시간낭비적인 행태와 서류가 사라지고 있다.대부분의 여직원들은 많게는 같은 서류를 30여곳이나 전달하는 등 그동안 「보조」적인 일을 했지만 이제는 보조 타이틀이 사라졌다.경협기금부의 신은희씨는 『이제는 서류를 들고 다른 부서를 돌아야하는 일이없어졌다』며 『보조업무보다는 고유업무를 하게됐다』고 전자결재를 반겼다.

문헌상수출입은행장은 출근과 동시에 컴퓨터 화면을 켜는 것으로 일과를 시작한다.문행장은 『종전에는 결재가 밀릴 경우 시간에 쫓겨 덜 중요한 경우에는 제대로 검토하지 못하는 경우가 많았다』며 『전자결재 제도가 시행돼 보다 신중하고 정확하게 일을 처리할 수 있게 됐다』고 말했다.

인력을 효율적으로 관리할 수 있는 장점도 있다.작년까지만해도 은행 본점 지하 50평의 창고에는 2백만장의 서류가 쌓여있었다.이런 문서를 4명이 관리하지만 이제는 컴퓨터기기를 관리하는 2명이면 족하다.종전에는 이런 서류중 일정시간이 지난뒤 폐기해왔으나 힘들게 서류를 보관할 필요도 없어졌다.컴퓨터를 통해 보관하고 폐기하면 된다.여직원들도 불필요한 일을 하지 않게돼 그만큼 인력에 여유도 생겼다.행원을 감원하지는 않더라도 신규 채용을 줄일 수 있게된 셈이다.

현재 본점 뿐 아니라 부산,대구,광주,창원 등 지점에서도 전자결재를 할 수 있다.내년부터는 인터넷으로 도쿄,뉴욕,런던 등 31개 해외사무소도 연결할 계획이다.장기신용은행과 산업은행도 내년부터는 전자결재 제도를 도입할 예정이다.

전자결재 제도가 쓸데없는 시간을 줄이고 생산성 향상에도 보탬이 되겠지만,임직원간에 자주 만날 기회도 적어지고 너무 업무 위주로 되는 등 인간적인 측면에는 부정적인 요인도 예상되고 있다.<곽태헌기자>