일본 기업이 미국의 민사소송이나 담합 혐의에 대한 사법당국의 조사 등에 대비한 증거 관리 체제를 한층 강화하고 있다고 니혼게이자이 신문이 18일 보도했다.

기업체 직원이 메일 등 전자데이터를 복구가 안 되게 삭제해버리면 ‘증거인멸’로 간주돼 추후 엄격한 제재를 받을 우려가 있기 때문이다. 이에 따라 기업들은 사원의 메일을 상시 감시하거나 데이터 보존용 서버를 별도로 갖추고 있다고 니혼게이자이는 전했다.

실제로 자동차부품 대기업 야자키소교는 매월 2천∼3천의 사내 메일을 법무 담당자가 체크한다. 여기에는 인공지능(AI)이 활용된다. 국내 영업 담당자 3천여명이 송수신한 메일을 상시 감시해 경쟁기업의 회사명 등 키워드를 등록해놓으면 AI가 미국의 독점금지법상 바람직하지 못하다고 인식한 메일을 가려내는 구조다.

이 회사는 자동차부품 담합 문제로 2012년 미 법무부에서 당시 환율로 약 360억엔의 벌금을 부과받았다. 이 때문에 작년 1월 서둘러 AI를 도입했다.

회사 측은 “만일 문제가 발견되면 당국에 자진신고가 필요한지를 신속하게 검토할 것”이라고 말했다. 또 문제가 있는 메일은 증거로 제출할 수 있도록 시스템에서 보존한다. 미 민사소송의 증거공개제도나 미 법무부의 조사에 대응하기 위해서다.

증거를 폐기했다고 간주됐을 때 대응 방안도 모색되고 있다. 니혼게이자이는 미국 반도체제조업체 마이크론테크놀로지 등이 자사 특허의 유효성에 대해 반도체 개발 대기업 미 램버스와 유효성을 놓고 다툰 소송이 참고가 된다고 전했다.

당시 미 연방 순회항소법원은 2011년 5월 증거가 되는 서류를 제소하기 전에 폐기했던 것을 문제 삼아 “램버스가 증거인멸을 도모했다”고 판단하고 동사의 특허 유효성을 인정하지 않았다.

이와 관련, 미쓰비시상사는 “실제로 소장이 제출되기 전에 소송 사안이 될 것 같은 안건은 발생한 시점부터 데이터를 보존하기 시작했다”고 밝혔다.

대상 안건으로 간주되는 사원의 메일 등을 삭제하지 않도록 철저히 주지시키는 동시에 신속하게 별도의 서버에도 보존해 사원 잘못으로 삭제해도 데이터가 남도록 했다는 것이다.

파나소닉은 세계 6대 거점의 법무, 지적재산 부문을 중심으로 대응하고 있다. 소송이 일어나면 관련된 국내외 사업 부문의 사원에게 즉시 문서의 보존을 지시한다. 문서는 될 수 있으면 각 부문의 공용서버는 물론 별도의 서버에도 복사본을 보관한다.

다만 작년 12월 미국 연방민사소송 규칙이 개정돼 공개에 따르는 비용 부담과 얻을 수 있는 이익의 균형이 맞지 않는 것은 공개하지 않아도 되게 됐다. 하지만 공개하지 않아도 좋은 것을 입증할 필요가 있기 때문에 부담이 크게 줄지는 않았다.

전자데이터의 보존에서 중요한 것은 사내에서 관리규정을 만들어 보존기간을 명시해 두는 것이다. 한 전문가는 “보존 기간을 정해서 회사가 정확히 관리하고 있으면, 보존 기간을 지난 것을 삭제해도 괜찮다”고 신문에 밝혔다.

보존기간은 명확한 규정은 없지만, 통상 2∼5년 정도로 보는 기업이 많다고 신문은 덧붙였다.

연합뉴스