‘창의행정 걸작’

동대문구의 ‘혁신우편시스템(IPS)’이 인력 감축, 예산 절감, 민원 해소 등 ‘1석3조’ 효과를 거두고 있다.

구청에서 우편물을 발송할 때 여러명이 보름씩 걸리던 일을 1∼2명이 하루 만에 끝낸다. 제대로 배달되지 않아 반송요금을 지불할 필요도 없고, 이 때 생기는 민원 문제도 해결했다.

한 공무원의 독창적 아이디어다. 다른 자치구에도 벤치마킹돼 ‘창의행정’의 모범으로 평가된다.



●10명×15일=2명×1일

22일 동대문구에 따르면 민원여권과 직원들은 얼마전 구민 7000여명에게 보내는 안내문을 작성하고 발송하는 작업을 단 하루 만에 끝냈다. 지난해의 경우 15일 동안 야근도 마다하지 않고 똑같은 일을 꼬박 손으로 처리한 것과 비교하면 대단한 혁신이다. 모두 IPS 덕분이다.

작업 과정을 살펴 보면 우선 직원 1명이 IPS가 수록된 PC에서 발송대상자 명단을 불러 온다. 변환 키를 누르면 명단의 주소가 지난 4월부터 병기하고 있는 새주소로 바뀐다. 발송 내용을 입력하고 안내문·초청문·고지서 등 문서 형태를 선택한다. 이제 출력 키만 누르면 ‘OK’. 출력된 인쇄물을 절곡기에 끼우면 안내문이 3단으로 접을 수 있도록 주름이 잡힌다. 이 과정까지 몇시간이 걸릴 뿐이다.

지난해에는 발송자 명단이 수록된 장부를 들고 PC에 하나하나 입력해야 했다. 새주소도 인터넷에서 찾아 일일이 바꿔야 했다. 이 작업만 해도 직원 10여명이 달려들어 며칠 동안 자판을 누드렸다. 구청에서 지난해 발송한 각종 우편물은 총 6만여건이다.

●꼼꼼한 아이디어맨의 걸작품

편리한 일처리는 여기서 끝이 아니다. 우편물 발송부서의 대장에 발송자 명단과 내용을 또 작성해야 하지만 지금은 출력하는 순간, 명단은 이미 전산망을 통해 발송부서 PC로 옮겨간다.

또 IPC 서버는 체신청 서버와 연결돼 있기 때문에 우편물을 배달하는 상황이 실시간으로 검색된다. 즉 발송 명단마다 ‘배송중’‘전달완료’‘∼이유로 수신불가’ 등이라고 표시된다. 이때 수신불가인 우편물을 구청이 반송받으면 요금 1500원을 별도로 물어야 하지만, 반송이 필요없다고 입력하면 그만큼 이 돈을 줄일 수 있다. 절약되는 돈이 연간 1억원이다. 인건비 절감효과는 따질 수 없을 정도이다.

IPS를 개발한 직원은 민원여권과 우희수(43·7급)씨. 우씨는 “지난해 발송 일이 너무 힘들어 머리를 싸매고 개발했다.”면서 “시스템 설계 후 프로그래밍은 경희대 학생들에게 맡겼다.”고 말했다.

그는 “새주소 등이 찍힌 고지서가 자동으로 착착 소리를 내면서 차곡차곡 쌓일 때 눈물이 주르르 흘렀다.”면서 “동료들도 박수를 치며 좋아했다.”고 첫 발송 때의 감격을 전했다.

우씨는 고교만 졸업하고 말단 공무원으로 출발했다.20년 가까이 근무하면서 서울시 신지식상 등 아이디어 관련 상만 7∼8개 받았다. 최근 구청 혁신사례 경진대회에서 최우수상도 받았다.

김경운기자 kkwoon@seoul.co.kr