부산시는 회의와 관련된 모든 것을 자동으로 처리하는‘회의관리시스템’을 개발,다음달 시범운영을 거쳐 내년1월부터 본격 시행에 들어간다고 18일 밝혔다.

회의를 한차례 하는데 보통 8∼9단계의 절차를 거친다.

주관부서에서 회의계획수립,통제부서의 승인,대장등재,통제인 날인,번호표기 시행,회의실 사용 협조문서 발송 등회의 준비가 복잡했다. 시는 이처럼 불합리하고 비효율적인 회의 관행 개선과 지식정보화 시대에 걸맞은 행정문화정착을 위해 회의관리시스템을 개발했다.

회의관리시스템은 ▲주재자 일정확인 및 지정 ▲유사·중복회의 판단과 통제 ▲주재자,참석 대상자의 일정 자동등재 등 모든 절차를 컴퓨터에서 신속하고 효율적으로 처리하게 된다.이 시스템이 시행되면 종전에 회의신청에서 결과까지 문서로 수동 처리하던 것이 전자동으로 처리돼 연간 1,200여건의 회의 관련 공문 발급이 사라지고 관리대장폐지 등 서류감축 효과가 높다.

부산 김정한기자 jhkim@