◎근거리통신망 활용,포항제철·한국통신 등서 실시/책임자,보고자료 화면으로 검토/비밀법호 입력·전자펜서명 승인/“업무처리 신속… 정보 저장·검색 등 관리 효율적”

사무실에서 컴퓨터의 이용이 보편화된 가운데 최근 컴퓨터로 각종 문서를 결재하는 전자(컴퓨터)결재가 확산되고 있다.

포항·광양·서울 등이 근거리통신망(LAN)으로 연결돼 있는 포항제철의 경우 자체적으로 문서를 송수신해 전자결재할수 있는 소프트웨어인 포스트 디 이(POST/D/E)를 지난 90년초 개발,92년 상반기에 포철 내부는 물론 협력업체에 실시한데 이어 올해부터는 해외 지사및 자회사에까지 확대 실시하고 있다.또 한국통신은 지난해 11월 제주사업본부 반송실에서 시범 운용돼 좋은 반응을 얻음에따라 지난 1월부터 전송실·기계실·시험실등 제주사업본부 전부서에서 실시하고 있다.

한국통신 업무개발실 OA추진국 손세백부장은 『사무직 업무사원들의 업무시간중 전체의 50%정도는 각종 문서작성및 관리에 소모할 뿐만 아니라 특히 결재를 받기까지 너무 많은 시간이 지체돼왔다』며 『각종 문서를 결재하기까지의 불필요한 시간을 단축하고 정보관리의 효율화및 효과적 활용을 위해 빠른 시간내 각종 문서의 생성·저장·유통·검색 등이 가능한 컴퓨터결재를 도입하게 됐다』고 설명한다.

「종이없는 사무실」을 만든다는 전자결재는 문서의 작성자나 결재하는 사람이 서로 만날 필요없이,작성자가 작성한 문서를 컴퓨터에 입력해 놓으면 결재권자가 필요한 시간에 컴퓨터를 작동시켜 검토,결재했다는 표시로 자신의 패스워드(비밀번호)를 입력하거나 전자펜으로 서명함으로써 이뤄진다.

따라서 전자결재는 일반결재에 비해 정보를 효율적으로 관리및 활용할수 있다.또 문서의 작성·저장·유통·검색 등이 빠르고 간편하다.결재과정의 복잡한 경로를 단순화시키므로 신속하게 업무를 처리할수 있다.문서작성자와 결재권자가 서로 바빠 만나지 못하더라도 문서작성자가 작성해 놓으면 결재권자가 편한 시간에 결재를 할수 있을 뿐만 아니라 내용을 확인한 후 결재권자의 의견첨부가 가능하다.문서의 기안자·관리자·최종 결재권자 모두에게 활용시간을 넓혀주고 종이자원도 절약할수 있다.또 사무직 사원들에게 보다 창조적이고 활동적인 업무에 종사하도록 유도할수 있는 것 등이 장점이다.

단점이 없는 것도 아니다.

문서작성자가 하급자이고 결재권자가 상급자로 볼때 동양적 사고방식으로는 문서작성자가 찾아오지 않고 컴퓨터로 전송해온다는 사실에 무례하다는 등의 부정적인 사고를 갖고 있을 수도 있다.일반 문서의 결재에 비해 문서가 작성돼 결재권자로 한번 송신된 것은 보안상의 문제 등으로 되돌려받기가 힘들어 수정하기 어렵다.또 원거리에 있을 경우 통신장애가 올수 있다는 것등.

손부장은 『전자결재의 확산 여부는 결재권자가 작성된 문서를 보고 이해하기 힘든 부분을 옆에 서있던 문서작성자로부터 직접 설명듣는 관행을 타파할수 있느냐에 달려있다』며 『현재 한국통신·포철 등에서 실시되고 있으므로 전자결재의 시대는 단지 시간의 문제 일뿐 멀지않아 현실화될 것』이라고 강조했다.

한편 한국전자통신연구소(ETRI)에서는 연구소 관내 문서및 메시지 전달기능을 갖춘 정보유통서비스 이데아(IDEA)를 지난 1월15일 개통,서비스하고 있으며 삼성데이터시스템은 지난해 10월부터 전자결재용 특별 소프트웨어인 스타스(STAS)를 개발,문서를 작성해 프린터로 뽑아 결재를 받고 있다.<김규환기자>